1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Razón Social: VIAJES ORBE S.A.S. NIT: 816008698-7 RNT: 494 – 42452 Domicilio: Calle 24 #6-67 Centro, Pereira, Risaralda Teléfono: 6063241346 Soporte 24/7: +57 3187080865 – 3154957733 – 3133240516 Correos electrónicos: info@viajesorbe.com o dircomercial@viajesorbe.com
VIAJES ORBE S.A.S., en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, garantiza la protección de los derechos de los titulares, adoptando medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
2. ALCANCE
La presente política aplica a todas las bases de datos personales que sean recolectadas, almacenadas, usadas, circuladas, transmitidas, transferidas o suprimidas por VIAJES ORBE S.A.S., en desarrollo de su objeto social.
El tratamiento podrá realizarse a través de medios físicos, electrónicos, digitales, telefónicos o cualquier otro medio idóneo.
Aplica a los datos personales de:
• Clientes y usuarios
• Proveedores
• Empleados
• Aliados comerciales
• Contactos digitales
3. DEFINICIONES
Para efectos de la presente política, se adoptan las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Transferencia: Envío de datos personales a un tercero responsable, dentro o fuera del país.
- Transmisión: Tratamiento por cuenta de un tercero encargado.
4. PRINCIPIOS
El tratamiento de datos personales por parte de VIAJES ORBE S.A.S. se regirá por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
VIAJES ORBE S.A.S. garantiza la aplicación efectiva de estos principios en todos sus procesos internos, relaciones contractuales y plataformas tecnológicas, asegurando que el tratamiento responda a finalidades legítimas y previamente informadas al titular.
5. DERECHOS DEL TITULAR
El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada
- Ser informado sobre el uso de sus datos
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos
El ejercicio de estos derechos es gratuito y podrá realizarse en cualquier momento a través de los canales dispuestos por VIAJES ORBE S.A.S.
Parágrafo: Estos derechos podrán ser limitados cuando exista una obligación legal o contractual que requiera la conservación de la información.
6. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
El tratamiento de datos personales se realizará previa autorización libre, previa, expresa, informada e inequívoca del titular.
Dicha autorización podrá obtenerse a través de medios físicos, electrónicos, digitales, telefónicos o mediante conductas inequívocas, y deberá poder ser consultada posteriormente.
VIAJES ORBE S.A.S. conservará prueba de la autorización otorgada y garantizará su consulta posterior. Para ello, implementará mecanismos que permitan identificar el momento, medio y alcance de la autorización, conforme a la normativa vigente.
7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Los datos personales serán tratados conforme a las finalidades autorizadas por el titular y necesarias para el desarrollo de la relación contractual y comercial:
7.1 Prestación del servicio turístico
- Gestión de reservas
- Emisión de tiquetes
- Coordinación con aerolíneas, hoteles y operadores
- Cumplimiento de requisitos migratorios, sanitarios y de transporte
7.2 Gestión administrativa y contable
- Facturación electrónica
- Cumplimiento de obligaciones legales, fiscales y contables
7.3 Atención al cliente
- Gestión de solicitudes, peticiones, quejas y reclamos
- Soporte antes, durante y después del viaje
7.4 Seguridad y cumplimiento
- Prevención de fraude
- Verificación de identidad
- Control de riesgos
7.5 Marketing y comunicaciones
- Envío de promociones, ofertas y campañas comerciales
- Contacto a través de correo electrónico, llamadas o mensajería (incluyendo WhatsApp), conforme a la autorización del titular
Parágrafo primero: El titular comprende que el suministro de sus datos personales es voluntario; sin embargo, es necesario para la adecuada prestación de los servicios turísticos. La no entrega de dicha información podrá impedir la ejecución del servicio contratado, sin que ello genere responsabilidad para VIAJES ORBE S.A.S.
Parágrafo segundo: El titular podrá revocar en cualquier momento la autorización para recibir comunicaciones comerciales. No obstante, esta revocatoria no aplicará para comunicaciones relacionadas con la ejecución del servicio contratado, tales como confirmaciones, cambios, notificaciones operativas o facturación.
8. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
El tratamiento de datos sensibles es de carácter facultativo y se realizará conforme a la autorización previa, expresa e informada del titular.
Estos serán recolectados únicamente cuando sea necesario para la prestación del servicio, especialmente en casos relacionados con asistencia médica, seguros de viaje o requerimientos especiales del cliente.
El titular podrá negarse a suministrar datos sensibles, salvo cuando sean indispensables para la ejecución del servicio contratado.
9. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS
VIAJES ORBE S.A.S. podrá transferir y/o transmitir datos personales a terceros, a nivel nacional e internacional, cuando sea necesario para la correcta prestación del servicio turístico.
Los terceros podrán actuar como encargados o responsables del tratamiento, según corresponda, y estarán sujetos a obligaciones contractuales que garanticen la protección de los datos personales.
Se verificará razonablemente que dichos terceros cumplan con estándares adecuados de protección de datos:
Entre ellos:
- Aerolíneas
- Hoteles
- Operadores turísticos
- Plataformas tecnológicas
- Autoridades migratorias
El titular reconoce que la transferencia y/o transmisión de sus datos personales es necesaria para la ejecución del contrato.
Parágrafo: El titular podrá revocar la autorización para el tratamiento de sus datos personales en cualquier momento. No obstante, si dicha revocatoria se realiza antes de la finalización del servicio contratado, el titular reconoce que esto podrá generar la imposibilidad de continuar con la prestación del servicio, sin que ello implique responsabilidad para VIAJES ORBE S.A.S. ni la obligación de efectuar reembolsos.
10. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
VIAJES ORBE S.A.S. adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración o destrucción.
Estas medidas incluyen, entre otras:
- Control de acceso a la información
- Uso de contraseñas seguras
- Restricción de acceso por perfiles
- Protección de bases de datos físicas y digitales
- Capacitación del personal en protección de datos
No obstante, VIAJES ORBE S.A.S. no garantiza la seguridad absoluta de la información, teniendo en cuenta la naturaleza de los sistemas tecnológicos.
VIAJES ORBE S.A.S. no será responsable por accesos no autorizados, fallas de seguridad o eventos derivados de terceros, siempre que haya adoptado las medidas razonables exigidas por la normativa vigente.
11. TRATAMIENTO DE DATOS DE PERSONAS JURÍDICAS
En las relaciones comerciales con personas jurídicas (empresas), estas actuarán como responsables y/o encargados del tratamiento de los datos personales de sus empleados, viajeros o beneficiarios que sean suministrados a VIAJES ORBE S.A.S.
La persona jurídica declara y garantiza que cuenta con las autorizaciones previas, expresas e informadas de los titulares para compartir sus datos personales.
Los titulares de los datos conservarán sus derechos de habeas data frente a VIAJES ORBE S.A.S.
Parágrafo: La información derivada de la relación comercial será conservada por el término exigido por la ley colombiana, especialmente para efectos contables, fiscales y comerciales, periodo durante el cual no procederá la supresión total de los datos personales.
12. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS
Las solicitudes deberán contener como mínimo:
- Identificación del titular
- Descripción de la solicitud
- Datos de contacto
12.1 Consultas
Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recepción. 12.2 Reclamos
Serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recepción.
Si el reclamo se encuentra incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de no ser posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo inicial, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales. Las solicitudes deberán enviarse a los correos electrónicos: info@viajesorbe.com o dircomercial@viajesorbe.com.
13. VIGENCIA
La presente política rige a partir de su publicación.
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales aplicables.
VIAJES ORBE S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Cualquier cambio será informado oportunamente a través de los canales oficiales de la empresa, especialmente mediante su página web.
La versión vigente de la política será la publicada en los medios oficiales de VIAJES ORBE S.A.S.
Actualización: Esta Política fue actualizada el 15 de abril de 2026